As alterações exigidas pelo eSocial requerem uma preparação interna por parte das empresas.
É preciso estudar as rotinas, conhecer as características do negócio e ter certeza de que essa plataforma modificará a cultura organizacional.
Porém, o melhor é deixar o receio de lado e estar pronto para usar a nova plataforma. Para isso, basta seguir as dicas que apresentamos abaixo.
Faça a adequação do sistema eletrônico
As informações solicitadas no ambiente virtual são, em boa parte, registradas eletronicamente pelas empresas, já que a maioria delas consta na folha de pagamento e um sistema eletrônico automatiza o trabalho.
O problema é que essas soluções tendem a ser simples e nem sempre “conversam” com o eSocial.
Para evitar esse problema, é preciso ter um sistema pronto (ERP) e capaz de gerar os arquivos requeridos. Assim, você terá acesso às atualizações da plataforma diretamente nessa solução.
É importante destacar ainda que o ambiente virtual do governo federal não requer o uso de uma ferramenta específica.
Por isso, você pode utilizar diferentes programas, desde que eles consigam integrar os dados e os ajustes à plataforma do governo.
Porém, ainda assim é melhor que sejam de apenas um fornecedor, para facilitar o processo.
Atualize os dados dos colaboradores
Uma situação que ocorria frequentemente nas empresas era a divergência de registros empregatícios e números de identificação fiscal, como o CPF e o Número de Identificação Social (NIS), que é composto por Programa de Integração Social (PIS), Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep) e Número de Identificação do Trabalhador (NIT).
Como os dados eram enviados para diferentes sistemas e nem sempre as empresas cumpriam todas as etapas, um mesmo colaborador podia ter mais de um PIS ou ficar sem a baixa de um emprego do qual sofreu demissão, por exemplo.
Com o novo sistema eletrônico, isso não é mais permitido.
As informações incorretas são eliminadas, porque todos os dados são encaminhados para um só ambiente. Além disso, haverá uma necessidade de detalhamento maior.
Por isso, o indicado é solicitar aos trabalhadores que mantenham a base atualizada.
Tenha em mente que, quando houver alguma divergência, será preciso entrar em contato com o órgão específico para fazer a regularização.
Em algumas situações, a própria empresa pode executar essa atividade, mas em outras será necessário que o empregado tome a atitude.
Lembre-se ainda de que essa análise deve ser feita para todos os colaboradores, inclusive estagiários, autônomos, empregados e contribuintes que constem na base de dados da organização.
Se você preferir, pode realizar também para os inativos, já que pode ser necessária alguma retificação ou complementação.
As informações de cálculo trabalhista e previdenciário também devem ser revisadas.
Essa orientação é feita porque o ambiente eletrônico exigirá um detalhamento maior na contagem e, com isso, você pode descobrir que o valor dos impostos recolhido atualmente está defasado.
Essa medida também exige uma revisão das práticas adotadas, a fim de garantir que elas estejam condizentes com a legislação em vigor. Outros aspectos que devem ser verificados nessa análise são:
Cadastros - Os registros dos empregados devem ser complementados, porque o sistema do governo federal apresenta novos campos. Isso também vale para dependentes, tomadores, empregadores, estagiários e autônomos;
Tabelas - As rubricas, as tabelas de cargos, os processos e os horários devem ser exportados para identificar a apuração dos tributos e as possíveis modificações necessárias.
A atenção deve recair principalmente em:
Duplicidade de registros;
Rubricas, que precisam estar presentes sob o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), INSS, Descanso Semanal Remunerado (DSR), 13º salário e férias;
Horários de trabalho, com escala completa e total correto das horas realizadas semanalmente;
Cargos, com descrição completa da função e vínculo à Classificação Brasileira de Ocupações (CBO);
Processos, com o lançamento e a validação em caso de isenção para o negócio.
Esses documentos devem ser revisados, assim como os modelos de aviso prévio e os itens que possibilitam rescisão antecipada em caso de experiência.
A empresa também deve ter feito a análise de riscos e conter os laudos técnicos do ambiente de trabalho.
