Melhores dicas para uma boa gestão nas finanças

Com uma boa gestão financeira, a empresa consegue:

• Entender o equilíbrio entre as variáveis de contas a pagar e receber;

• Direcionar os gastos de forma correta;

• Identificar problemas e corrigi-los;

Uma falha muito comum que observamos nas pequenas empresas, ou empresas familiares, é a falta de organização com contas particulares e contas das empresas.

O proprietário, que muitas vezes é ele mesmo que faz a Gestão Financeira da sua empresa, mistura as contas correntes e despesas, e acaba perdendo o controle de seus negócios. Não sabe quanto efetivamente recebe pelo seu trabalho, não sabe quais são as despesas fixas e variáveis da sua empresa. E nesse cenário fica impossível fazer análises, estabelecer metas e acompanhar os resultados.

Estamos encerrando um ano, e começando outro. Geralmente nos pegamos naquela velha frase: “Ano que vem será tudo diferente, vou me organizar, vou começar minha dieta, vou fazer exercícios físicos, bla, bla, bla :)

Chega janeiro, a nossa correria continua, chega dia 31 e pensamos, não, logo depois do carnaval. E aí, a vida continua, tudo igual.

Mas para que a sua empresa seja promissora, ela precisa de organização, a começar pela Gestão Financeira. Então organize-se, dê o pontapé inicial para a prosperidade.

Por isto, separamos 13 dicas para uma gestão financeira eficiente para sua empresa:

1) Identifique todas as despesas fixas da sua empresa: água, luz, telefone, aluguel, salários e os insumos necessários para a atividade da empresa. Não esqueça de incluir o seu salário, o seu PRÓ-LABORE, afinal você precisa se manter;

2) Identifique as despesas variáveis de sua empresa: fornecedores, impostos, comissões eventos, … etc;

3) Organize as despesas de acordo com as datas de vencimento. Se você tiver um sistema de gestão use-o. Geralmente todos os sistemas de gerenciamento de notas e estoque dispõe de controle financeiro. Se não tiver, uma boa planilha, já resolve.

4) Classifique as despesas lançadas em planos de contas ou categorias, que seja fácil para a sua compreensão e controle;

5) Controle o CONTAS A PAGAR, para que você possa priorizar os pagamentos essenciais para a vida da empresa;

6) Utilize a conta bancária da empresa exclusivamente para pagar as contas daquela empresa.

Uma ocorrência muito comum para os empresários com mais de um estabelecimento, é misturar as contas, pagar com CNPJ´s diferentes. E até mesmo misturar os recebimentos com operadoras de cartão.

LEMBRE-SE: cada empresa, possui sua identidade jurídica e precisa respeitar isso para os registros sejam fiéis, e para que os movimentos financeiros possam ser contabilizados em registros oficiais;

7) No seu controle, sistema ou planilha, prossiga dando baixa a cada pagamento efetuado. Importante: registre a data da quitação, referência do que está pagando, e inclua juros e multas caso tenha, para que tenha ideia geral do seu custo mensal;

8) Controle o estoque de materiais e insumos da sua empresa. Crie uma rotina de checagem de estoque de acordo com a sua necessidade, e principalmente antes de novas compras. Isso vai ajudar a gerir as compras, e a gastar somente com o essencial.

9) Contas Correntes, acompanhe os débitos e créditos lançados na conta corrente da sua empresa. Mantenha atualizada a conciliação bancária. Isso vai te ajudar a controlar as despesas com bancos (taxas e juros bancários);

10) Mantenha as contas bancárias realmente necessárias para a empresa. Manter várias contas bancárias, dificulta o controle e aumentam suas despesas mensais com taxas e tarifas;

11) Organize o CONTAS A RECEBER! No seu sistema financeiro ou planilha, você deve organizar os recebimentos da empresa, para saber qual época do mês precisa de mais atenção financeira, ou até mesmo verificar se precisa se reorganizar com alterações de vencimentos de faturas e duplicatas. Para alguns compromissos não temos como alterar vencimentos, mas para outros é possível negociar com fornecedores ou prestadores de serviços, caso seja necessário;

12) As despesas de pequeno caixa, não devem ser esquecidas, de igual forma precisam de controle e classificação para identificar o tipo de despesas. Por exemplo, despesas com o cafezinho (pó de café, coador, açúcar…. etc) são despesas de USO E CONSUMO.

USO E CONSUMO: são aqueles materiais que não agregam ao produto, são utilizados em atividades de apoio administrativo, comercial e operacional.

13) Se possível, designe um colaborador para manter esse controle sempre atualizado.

Esses passos são essenciais para as empresas no regime lucro real, para fins de identificação de receita dedutível.

Em pequenas empresas, é comum o proprietário se dedicar a essas funções financeiras e administrativas. Só que ele acaba perdendo tempo com o operacional e não consegue se dedicar ao que realmente mantém e estrutura a empresa. Na realidade, a grande maioria deixa por último essa Gestão Financeira e acaba se perdendo mês a mês. No fim das contas, fica sem dados de análise e não consegue fluir com os negócios e fazer com que a sua empresa prospere.